Rekisteriseloste

TOK Seurabonus asiakasrekisterin tietosuojaseloste

 

Turun Osuuskaupan Seurabonus asiakasrekisteri

TIETOSUOJASELOSTE (25.5.2018 alkaen)

Euroopan Unionin yleinen tietosuoja-asetus (EU) 2016/679, artiklat 12, 13, 14 ja 19

1. Rekisterinpitäjä

Turun Osuuskauppa

Postiosoite: PL 186, 20101 Turku

Käyntiosoite: Sibeliuksenkatu 3, 20100 TURKU

Y-tunnus: 0142122-9
2. Tietosuojavastaavan yhteystiedot
tietosuojavastaava@sok.fi
3. Rekisteriasioita hoitava henkilö
tok.tietosuoja@sok.fi
4. Rekisterin nimi
Turun Osuuskaupan Seurabonus asiakasrekisteri
5. Henkilötietojen käsittelyn tarkoitus
Henkilötietoja käsitellään osana ilmoittautumista Turun Osuuskaupan Seurabonuksen piiriin.
Henkilötietoja käsitellään tehtäessä tallennusta S-ryhmän bonusjärjestelmään.
6. Henkilötietojen käsittelyn peruste
Art. 6.1 a) Sopimus
Henkilötietoja käsitellään Turun Osuuskaupan ja asiakkaan välisen Seurabonus yhteistyön
toteuttamiseksi.
7. Kuvaus rekisterinpitäjän oikeutetusta edusta
Henkilötietojen käsittely ei perustu rekisteripitäjän oikeutettuun etuun.
8. Käsiteltävät henkilötiedot
Turun Osuuskaupan Seurabonus toteuttamiseen käsittelemät tiedot:
Junioriurheilijan tiedot tai seuran johdossa työskentelevän tiedot:
 Seura
 Laji/tehtävä johdossa
 Junioriurheilijan nimi ja syntymäaika
Jos seurasta erotaan, ilmoitetaan
 Seura
Turun Osuuskaupan asiakasomistajajärjestelmässä olevan pääjäsenen tiedot; junioriurheilijan
huoltaja/vanhempi, seuran johtotehtävässä työskentelevä
 Etunimi
 Sukunimi
 Katuosoite
 Postinumero
 Postitoimipaikka
 Matkapuhelinnumero
 Sähköpostiosoite
 Turun Osuuskaupan jäsennumero
 Pääkortin haltijan etu- ja sukunimi
S-ryhmän Asiakasomistajajärjestelmään siirrettävät tiedot
 Etunimi
 Sukunimi
 Katuosoite
 Postinumero
 Postitoimipaikka
 Matkapuhelinnumero
 Sähköpostiosoite
 Turun Osuuskaupan jäsennumero
 Pääkortin haltijan etu- ja sukunimi
9. Käsiteltävät henkilötietoryhmät
Asiakkaan yhteystiedot, sekä Turun Osuuskaupan jäsennumero.
10. Tietolähde ja kuvaus tietolähteistä, mikäli tiedot on kerätty julkisista lähteistä
Tiedot saadaan asiakkaalta itseltään.
11. Henkilötietojen vastaanottajat
Henkilötietoja käsitellään tässä selosteessa määriteltyihin tarkoituksiin sähköisissä järjestelmissä ja
palveluissa. Käytämme ulkoisia palvelukumppaneita järjestelmä- ja tukipalveluiden tuottamisessa.
Henkilötietoja voidaan siirtää käytössä oleville palvelukumppaneille siltä osin, kun nämä osallistuvat
toimenpiteiden toteuttamiseen saadun toimeksiannon puitteissa.
Huolehdimme kumppaneidemme henkilötietojen suojan riittävästä tasosta lainsäädännön
edellyttämällä tavalla.
Luovutamme tietoja viranomaisille voimassaolevan lainsäädännön sallimissa ja velvoittamissa rajoissa
esimerkiksi viranomaisten tietopyyntöihin vastattaessa.
12. Henkilötiedon siirrot kolmanteen maahan tai kansainväliselle järjestölle ja käytetyt
suojatakeet
Emme siirrä henkilötietoja kolmansiin maihin Euroopan unionin tai Euroopan talousalueen ulkopuolelle
tai kansainvälisille järjestöille.
13. Henkilötietojen säilytysaika tai säilytysajan määrittämisen kriteerit
Tämän selosteen mukaisia henkilötietoja säilytetään ainoastaan niin kauan ja siinä laajuudessa kuin ne
ovat tarpeellisia ja rekisterinpitäjä hyödyntää niitä ilmoitettuihin käsittelytarkoituksiin liittyvässä
toiminnassa.
 Turun Osuuskauppa säilyttää Seurabonusjärjestelmään jätettyjä ilmoittautumislomakkeita niin
kauan, kuin lapsi on ilmoitetun seuran harrastustoiminnassa mukana.
 Vuositarkastuksen yhteydessä seurojen yhteyshenkilöt ilmoittavat Turun Osuuskaupalla
harrastuksen päättäneiden tiedot, jonka jälkeen ilmoittautumislomake tuhotaan.
14. Rekisteröidyn oikeudet
Rekisteröidyllä henkilöllä on seuraavat oikeudet:
 Oikeus saada pääsy henkilötietoihin
 Oikeus tietojen oikaisemiseen
 Oikeus tietojen poistamiseen
 Oikeus käsittelyn rajoittamiseen
 Vastustamisoikeus
 Oikeus peruuttaa suostumus
 Oikeus siirtää tiedot järjestelmästä toiseen
Jos henkilö haluaa käyttää oikeuksiaan tai saada lisätietoa henkilötietojensa käsittelystä, hän voi olla
yhteydessä tässä selosteessa mainittuun rekisterinpitäjään.
Henkilöllä on myös oikeus tehdä valitus valvontaviranomaiselle, jos hän katsoo, että häntä koskevien
henkilötietojen käsittelyssä rikotaan soveltuvaa tietosuojasääntelyä.
15. Suostumuksen peruuttaminen
Henkilötietojen käsittely ei perustu suostumukseen.
16. Henkilötiedon antamatta jättämisen vaikutukset sopimukselle
Liittyminen TOK Seurabonukseen ei ole mahdollista ilman henkilötietojen antamista eli sopimusta ei
voida tällöin toteuttaa.
17. Automatisoidun päätöksenteon tai profiloinnin merkitykselliset tiedot
Henkilötietojen käsittelyyn ei liity automatisoitua päätöksentekoa eikä henkilötietojen perusteella tehdä
profilointia.
18. Henkilötietojen käsittelyn vaikutukset ja yleinen kuvaus teknisistä ja organisatorisista
turvatoimista
Suojaamme henkilötietoja huolellisesti koko niiden elinkaaren ajan käyttämällä asianmukaisia
tietosuoja- ja tietoturvallisuuskeinoja. Turun Osuuskaupan järjestelmätoimittajat käsittelevät
henkilötietoja tietoturvallisissa palvelintiloissa. Pääsyä henkilötietoihin on rajoitettu ja henkilöstöllä on
salassapitovelvollisuus
S-ryhmässä suojaamme henkilötietoja muun muassa ennakoivalla riskienhallinnalla ja
turvallisuussuunnittelulla, tietoliikenteen suojakeinoin, tietojärjestelmien jatkuvalla ylläpidolla,
varmuuskopioimalla sekä käyttämällä turvallisia laitetiloja, kulunvalvontaa ja turvallisuusjärjestelmiä.
Henkilötietoja sisältävät fyysiset asiakirjat säilytetään alkukäsittelyn jälkeen lukituissa ja
paloturvallisissa säilytystiloissa. Käyttöoikeuksien myöntäminen ja seuranta on hallittua. Koulutamme
henkilötietojen käsittelyyn osallistuvaa henkilökuntaamme säännöllisesti ja huolehdimme siitä, että
myös yhteistyökumppaniemme henkilöstö ymmärtää henkilötietojen luottamuksellisen luonteen ja
turvallisen käsittelyn merkityksen. Valitsemme käyttämämme alihankkijat huolellisesti. Päivitämme
jatkuvasti sisäisiä käytäntöjämme ja ohjeitamme.
Jos kaikista suojatoimistamme huolimatta henkilötiedot joutuvat vääriin käsiin, on mahdollista, että
henkilöllisyys varastetaan tai henkilötietoja käytetään muuten väärin. Jos havaitsemme tällaisen
tapahtuman, ryhdymme viipymättä selvittämään sitä ja pyrimme estämään aiheutuvat vahingot.
Informoimme tietoturvaloukkauksesta tarvittavia viranomaisia ja rekisteröityjä lainsäädännön
vaatimusten mukaisesti.

 

Turun Osuuskaupan Seurabonus asiakasrekisteri

TIETOSUOJASELOSTE (25.5.2018 alkaen)

Euroopan Unionin yleinen tietosuoja-asetus (EU) 2016/679, artiklat 12, 13, 14 ja 19

 

1. Rekisterinpitäjä

Turun Osuuskauppa

Postiosoite: PL 186, 20101 Turku

Käyntiosoite: Sibeliuksenkatu 3, 20100 TURKU

Y-tunnus: 0142122-9

 

2. Tietosuojavastaavan yhteystiedot

tietosuojavastaava@sok.fi

 

3. Rekisteriasioita hoitava henkilö

tok.tietosuoja@sok.fi

 

4. Rekisterin nimi

Turun Osuuskaupan Seurabonus asiakasrekisteri

 

5. Henkilötietojen käsittelyn tarkoitus

Henkilötietoja käsitellään osana ilmoittautumista Turun Osuuskaupan Seurabonuksen piiriin.

Henkilötietoja käsitellään tehtäessä tallennusta S-ryhmän bonusjärjestelmään.


6. Henkilötietojen käsittelyn peruste

Art. 6.1 a) Sopimus

Henkilötietoja käsitellään Turun Osuuskaupan ja asiakkaan välisen Seurabonus yhteistyön

toteuttamiseksi.

 

7. Kuvaus rekisterinpitäjän oikeutetusta edusta

Henkilötietojen käsittely ei perustu rekisteripitäjän oikeutettuun etuun.

 

8. Käsiteltävät henkilötiedot

Turun Osuuskaupan Seurabonus toteuttamiseen käsittelemät tiedot:

Junioriurheilijan tiedot tai seuran johdossa työskentelevän tiedot:

Seura

Laji/tehtävä johdossa

Junioriurheilijan nimi ja syntymäaika


Jos seurasta erotaan, ilmoitetaan

Seura

 

Turun Osuuskaupan asiakasomistajajärjestelmässä olevan pääjäsenen tiedot; junioriurheilijan huoltaja/vanhempi, seuran johtotehtävässä työskentelevä

 

Etunimi

Sukunimi

Katuosoite

Postinumero

Postitoimipaikka

Matkapuhelinnumero

Sähköpostiosoite

Turun Osuuskaupan jäsennumero

Pääkortin haltijan etu- ja sukunimi


S-ryhmän Asiakasomistajajärjestelmään siirrettävät tiedot

Etunimi

Sukunimi

Katuosoite

Postinumero

Postitoimipaikka

Matkapuhelinnumero

Sähköpostiosoite

Turun Osuuskaupan jäsennumero

Pääkortin haltijan etu- ja sukunimi

 

9. Käsiteltävät henkilötietoryhmät

Asiakkaan yhteystiedot, sekä Turun Osuuskaupan jäsennumero.


10. Tietolähde ja kuvaus tietolähteistä, mikäli tiedot on kerätty julkisista lähteistä

Tiedot saadaan asiakkaalta itseltään.


11. Henkilötietojen vastaanottajat

Henkilötietoja käsitellään tässä selosteessa määriteltyihin tarkoituksiin sähköisissä järjestelmissä ja

palveluissa. Käytämme ulkoisia palvelukumppaneita järjestelmä- ja tukipalveluiden tuottamisessa.

Henkilötietoja voidaan siirtää käytössä oleville palvelukumppaneille siltä osin, kun nämä osallistuvat

toimenpiteiden toteuttamiseen saadun toimeksiannon puitteissa.

Huolehdimme kumppaneidemme henkilötietojen suojan riittävästä tasosta lainsäädännön

edellyttämällä tavalla.

Luovutamme tietoja viranomaisille voimassaolevan lainsäädännön sallimissa ja velvoittamissa rajoissa

esimerkiksi viranomaisten tietopyyntöihin vastattaessa.

 

12. Henkilötiedon siirrot kolmanteen maahan tai kansainväliselle järjestölle ja käytetyt

suojatakeet

Emme siirrä henkilötietoja kolmansiin maihin Euroopan unionin tai Euroopan talousalueen ulkopuolelle

tai kansainvälisille järjestöille.


13. Henkilötietojen säilytysaika tai säilytysajan määrittämisen kriteerit

Tämän selosteen mukaisia henkilötietoja säilytetään ainoastaan niin kauan ja siinä laajuudessa kuin ne

ovat tarpeellisia ja rekisterinpitäjä hyödyntää niitä ilmoitettuihin käsittelytarkoituksiin liittyvässä

toiminnassa.

Turun Osuuskauppa säilyttää Seurabonusjärjestelmään jätettyjä ilmoittautumislomakkeita niin

kauan, kuin lapsi on ilmoitetun seuran harrastustoiminnassa mukana.

Vuositarkastuksen yhteydessä seurojen yhteyshenkilöt ilmoittavat Turun Osuuskaupalla

harrastuksen päättäneiden tiedot, jonka jälkeen ilmoittautumislomake tuhotaan.

 

14. Rekisteröidyn oikeudet

Rekisteröidyllä henkilöllä on seuraavat oikeudet:

 

Oikeus saada pääsy henkilötietoihin

Oikeus tietojen oikaisemiseen

Oikeus tietojen poistamiseen

Oikeus käsittelyn rajoittamiseen

Vastustamisoikeus

Oikeus peruuttaa suostumus

Oikeus siirtää tiedot järjestelmästä toiseen

 

Jos henkilö haluaa käyttää oikeuksiaan tai saada lisätietoa henkilötietojensa käsittelystä, hän voi olla

yhteydessä tässä selosteessa mainittuun rekisterinpitäjään.

Henkilöllä on myös oikeus tehdä valitus valvontaviranomaiselle, jos hän katsoo, että häntä koskevien

henkilötietojen käsittelyssä rikotaan soveltuvaa tietosuojasääntelyä.

 

15. Suostumuksen peruuttaminen

Henkilötietojen käsittely ei perustu suostumukseen.

16. Henkilötiedon antamatta jättämisen vaikutukset sopimukselle

Liittyminen TOK Seurabonukseen ei ole mahdollista ilman henkilötietojen antamista eli sopimusta ei

voida tällöin toteuttaa.

17. Automatisoidun päätöksenteon tai profiloinnin merkitykselliset tiedot

Henkilötietojen käsittelyyn ei liity automatisoitua päätöksentekoa eikä henkilötietojen perusteella tehdä

profilointia.

 

18. Henkilötietojen käsittelyn vaikutukset ja yleinen kuvaus teknisistä ja organisatorisista turvatoimista

Suojaamme henkilötietoja huolellisesti koko niiden elinkaaren ajan käyttämällä asianmukaisia

tietosuoja- ja tietoturvallisuuskeinoja. Turun Osuuskaupan järjestelmätoimittajat käsittelevät

henkilötietoja tietoturvallisissa palvelintiloissa. Pääsyä henkilötietoihin on rajoitettu ja henkilöstöllä on

salassapitovelvollisuus S-ryhmässä suojaamme henkilötietoja muun muassa ennakoivalla riskienhallinnalla ja

turvallisuussuunnittelulla, tietoliikenteen suojakeinoin, tietojärjestelmien jatkuvalla ylläpidolla,

varmuuskopioimalla sekä käyttämällä turvallisia laitetiloja, kulunvalvontaa ja turvallisuusjärjestelmiä.

Henkilötietoja sisältävät fyysiset asiakirjat säilytetään alkukäsittelyn jälkeen lukituissa ja

paloturvallisissa säilytystiloissa. Käyttöoikeuksien myöntäminen ja seuranta on hallittua. Koulutamme

henkilötietojen käsittelyyn osallistuvaa henkilökuntaamme säännöllisesti ja huolehdimme siitä, että

myös yhteistyökumppaniemme henkilöstö ymmärtää henkilötietojen luottamuksellisen luonteen ja

turvallisen käsittelyn merkityksen. Valitsemme käyttämämme alihankkijat huolellisesti. Päivitämme

jatkuvasti sisäisiä käytäntöjämme ja ohjeitamme.

Jos kaikista suojatoimistamme huolimatta henkilötiedot joutuvat vääriin käsiin, on mahdollista, että

henkilöllisyys varastetaan tai henkilötietoja käytetään muuten väärin. Jos havaitsemme tällaisen

tapahtuman, ryhdymme viipymättä selvittämään sitä ja pyrimme estämään aiheutuvat vahingot.

Informoimme tietoturvaloukkauksesta tarvittavia viranomaisia ja rekisteröityjä lainsäädännön

vaatimusten mukaisesti.